

מתניעים
1
בשלב זה נקיים פגישות הכרות ותאום ציפיות, נכיר את כלל בעלי העניין מהרשות ומצוות התוכנית ונתרשם מהצרכים של הרשות.
משך זמן: בין שבוע לשבועיים
המשימות בשלב זה
-
פגישת הכרות והתנעה עם הרשות וצוות התוכנית (עבדו עם התבנית שנמצאת בכלים)
-
פגישת היכרות עם היועץ הטכנולוגי שילווה את הרשות
-
חיבור עם גורמים נוספים בתהליך: יועץ ארגוני, גזבר וכדומה
-
הקמה / עדכון הועדה הרשותית על התוכנית
תדעו שהצלחתם בשלב זה כאשר:
הכרתם את צוות התוכנית והיועץ הטכנולוגי המלווה.
קיבלתם קישור ללוח Monday לניהול גאנט המשימות.
התחלתם לשים לוחות זמנים לפעילויות של התוכנית ולשריין פגישות מרובות משתתפים מבעוד מועד.
טיפ חשוב!
-
הקפידו לשתף את כל הגורמים הרלוונטיים בפגישות.
-
הכינו מצגת היכרות עם הרשות, כולל פירוט היכולות הטכנולוגיות (חוזקות וחולשות).
-
קראו חומרים רלוונטיים על הטמעה של טכנולוגיות ברשויות מקומיות במיזם 265.
-
התייעצו עם קולגות מרשויות אחרות על תהליכים דומים.

מאבחנים
2
בשלב זה נבצע אבחון של המצב הקיים והצרכים הטכנולוגיים - הן עם מנהל מערכות מידע והן עם מנהלי היחידות ברשות.
משך זמן: 2-4 שבועות
המשימות בשלב זה
-
פגישות עם היועץ הטכנולוגי לתיקוף ומיפוי המצב הטכנולוגי ברשות
-
פגישות של היועץ הטכנולוגי עם מנהלי היחידות ברשות להבנת הצרכים והפערים
-
פגישה עם הגזבר לניתוח מיצוי המשאבים של התוכנית
-
מימוש מכרזים קיימים - בחנו מול משרדי הממשלה מימוש תקציבים מקולות קוראים רלוונטיים.
-
פגישה עם היועץ הארגוני לחיבור תהליכי השינוי הארגוני למהלך
-
פגישת הכנה לוועדה הרשותית: בחירת המיקודים לתוכנית והגדרת יעדים
-
פגישת סטאטוס ואישור התוכנית בוועדה רשותית
תדעו שהצלחתם בשלב זה כאשר:
יש לכם דוח אבחון מפורט - המספק תמונה ברורה של היכולות והצרכים הטכנולוגיים של הרשות
בחנתם פרויקטים דומים ב- 265 – קראתם את החומרים ויצרתם קשר עם גורם מנוסה מהרשות הרלוונטית
הגדרתם יעדים לתוכנית
טיפ חשוב!
-
הקפידו לנהל את משימות התוכנית ב- Monday ולשתף כל כלל הגרומים
-
תקציבים > בחנו הסתה / מימוש מושכל של התקציב הקיים
-
ניצול משאבים קיימים יכול לחסוך תהליכים ועלויות (משאבים הם לא רק כסף)
-
הגדרת יעדים קצרי טווח וארוכי טווח

מתכננים
3
בשלב זה נתמקד בתכנון ליישום המיקודים שהוגדרו במסגרת התכנית
- נקיים פגישות וסדנאות לבניית תהליכי עבודה ומסמכי אפיון מותאמים להטמעת המיקודים שהוגדרו.
- במידת הצורך נלווה מהלך של מכרז ורכישת חומרה ו/או תוכנה, הכולל אפיון הצרכים וליווי תהליך בחירת הספק
משך זמן: 8-12 שבועות (במידה ונדרש ליציאה למכרז ספקים ידרש זמן נוסף)
המשימות בשלב זה
-
תכנון הפתרונות למיקודים שנבחרו:
-
תכנון ארכיטקטורת תשתיות, Data Center כולל תכנון אתרי גיבוי והמשכיות עסקית (DR).
-
ייעוץ בבחירת פתרונות ליבה לרשויות מקומיות.
-
הכנת מהלכי RFI והכנת מפת דרכים מותאמת לצורכי הרשות.
-
הגדרה ואפיון צרכים לשירותים ותהליכי העבודה הנדרשים (כולל כתב כמויות).
-
תכנון ואישור תהליכי רכש ומסגרת תקציבית
-
ייעוץ בתהליכי תמחור בין יצרנים / ספקים שונים.
-
סדנאות אפיון ובניית תהליכי עבודה במערכות עם סופר יוזרים.
תדעו שהצלחתם בשלב זה כאשר:
יש לכם תכנית עבודה עם אישור תקציבי ולוחות זמנים
יש לכם אפיון תהליכים עסקיים במערכות
עדכנתם את סטאטוס ההתקדמות והשגת היעדים בתוכנית
טיפ חשוב!
-
זהה את הכוחות המקדמים והמתנגדים לתוכנית ותן מענה לצרכים השונים
-
האצל סמכויות למנהלים ועובדים
-
גייס את המתנגדים למהלך באופן מושכל
-
השתמש במכרזים קיימים
מטמיעים
4
בשלב זה נתמקד ביישום במיקודים בהתאם לצרכי הרשות
- היערכות למעבר של הטמעה טכנית וארגונית
- תכנון מהלך הטמעה מפורט עם כל בעלי העניין
- ביצוע הדרכות לכל בעלי העניין
- תכנון מעבר להמשך הובלה ע"י צוות הרשות ומעבר לשגרה
משך זמן: 4-8 שבועות
המשימות בשלב זה
-
ליווי הרשות בהקמה והטמעה של הפתרון מול הספק/אינטגרטור אשר יספק אותם
-
בניית תוצרי הטמעה והדרכה למערכות והתהליכים החדשים
-
הובלת סדנאות ניהול שינוי
-
הדרכת המשתמשים
-
ליווי הרשות בתקופת ההפעלה הראשונה של הפתרונות הטכנולוגיים
תדעו שהצלחתם בשלב זה כאשר:
אתם יכולים למדוד האם הצלחתם להשיג את המטרות שהגדרתם למהלך
אתם יכולים למדוד את היישום של השירותים שברחתם ע"י העובדים ו/או התושבים
אתם יכולים למדוד את השימוש במערכות שהוטמעו
טיפ חשוב!
-
הגדירו סופריוזרים שיוביל את ההטמעה ביחידות שלהם.
-
השתמשו במגוון כלי הטמעה – כך שכל משתמש יוכל לבחור בדרך הנוחה לו.
-
הגדירו תהליך הטמעה מדורג עד שלב של "סגירת העולם הישן".
