מתניעים
1
בשלב זה נקיים פגישות הכרות ותאום ציפיות, נכיר את כלל בעלי העניין מהרשות ומצוות התוכנית ונתרשם מהצרכים של הרשות.
משך זמן: בין שבוע לשבועיים
המשימות בשלב זה
-
פגישת הכרות והתנעה עם הרשות וצוות התוכנית (עבדו עם התבנית שנמצאת בכלים)
-
פגישת היכרות עם היועץ הטכנולוגי שילווה את הרשות
-
חיבור עם גורמים נוספים בתהליך: יועץ ארגוני, גזבר וכדומה
-
הקמה / עדכון הועדה הרשותית על התוכנית
כלים תומכים
רקע על התוכנית
אתר קול קורא לתוכנית
מצגת מפגש פתיחה
Monday
לוח לניהול המשימות של התוכנית
תבנית מצגת
להצגת הרשות והצרכים
מצגת הסבר על Monday
הסבר על לוח ניהול המשימות של התוכנית
מיזם 265
חומרים ופרויקטים שבוצעו ברשויות אחרות
תדעו שהצלחתם בשלב זה כאשר:
הכרתם את צוות התוכנית והיועץ הטכנולוגי המלווה.
קיבלתם קישור ללוח Monday לניהול גאנט המשימות.
התחלתם לשים לוחות זמנים לפעילויות של התוכנית ולשריין פגישות מרובות משתתפים מבעוד מועד.
טיפ חשוב!
-
הקפידו לשתף את כל הגורמים הרלוונטיים בפגישות.
-
הכינו מצגת היכרות עם הרשות, כולל פירוט היכולות הטכנולוגיות (חוזקות וחולשות).
-
קראו חומרים רלוונטיים על הטמעה של טכנולוגיות ברשויות מקומיות במיזם 265.
-
התייעצו עם קולגות מרשויות אחרות על תהליכים דומים.
מאבחנים
2
בשלב זה נבצע אבחון של המצב הקיים והצרכים הטכנולוגיים - הן עם מנהל מערכות מידע והן עם מנהלי היחידות ברשות.
משך זמן: 2-4 שבועות
המשימות בשלב זה
-
פגישות עם היועץ הטכנולוגי לתיקוף ומיפוי המצב הטכנולוגי ברשות
-
פגישות של היועץ הטכנולוגי עם מנהלי היחידות ברשות להבנת הצרכים והפערים
-
פגישה עם הגזבר לניתוח מיצוי המשאבים של התוכנית
-
מימוש מכרזים קיימים - בחנו מול משרדי הממשלה מימוש תקציבים מקולות קוראים רלוונטיים.
-
פגישה עם היועץ הארגוני לחיבור תהליכי השינוי הארגוני למהלך
-
פגישת הכנה לוועדה הרשותית: בחירת המיקודים לתוכנית והגדרת יעדים
-
פגישת סטאטוס ואישור התוכנית בוועדה רשותית
כלים תומכים
מיפוי טכנולוגי
תוכנית המראה של משרד הפנים
מבחני תמיכות של ישראל דיגיטלית
מיזמים דיגיטליים מתקדמים
תדעו שהצלחתם בשלב זה כאשר:
יש לכם דוח אבחון מפורט - המספק תמונה ברורה של היכולות והצרכים הטכנולוגיים של הרשות
בחנתם פרויקטים דומים ב- 265 – קראתם את החומרים ויצרתם קשר עם גורם מנוסה מהרשות הרלוונטית
הגדרתם יעדים לתוכנית
טיפ חשוב!
-
הקפידו לנהל את משימות התוכנית ב- Monday ולשתף כל כלל הגרומים
-
תקציבים > בחנו הסתה / מימוש מושכל של התקציב הקיים
-
ניצול משאבים קיימים יכול לחסוך תהליכים ועלויות (משאבים הם לא רק כסף)
-
הגדרת יעדים קצרי טווח וארוכי טווח
מתכננים
3
בשלב זה נתמקד בתכנון ליישום המיקודים שהוגדרו במסגרת התכנית
- נקיים פגישות וסדנאות לבניית תהליכי עבודה ומסמכי אפיון מותאמים להטמעת המיקודים שהוגדרו.
- במידת הצורך נלווה מהלך של מכרז ורכישת חומרה ו/או תוכנה, הכולל אפיון הצרכים וליווי תהליך בחירת הספק
משך זמן: 8-12 שבועות (במידה ונדרש ליציאה למכרז ספקים ידרש זמן נוסף)
המשימות בשלב זה
-
תכנון הפתרונות למיקודים שנבחרו:
-
תכנון ארכיטקטורת תשתיות, Data Center כולל תכנון אתרי גיבוי והמשכיות עסקית (DR).
-
ייעוץ בבחירת פתרונות ליבה לרשויות מקומיות.
-
הכנת מהלכי RFI והכנת מפת דרכים מותאמת לצורכי הרשות.
-
הגדרה ואפיון צרכים לשירותים ותהליכי העבודה הנדרשים (כולל כתב כמויות).
-
תכנון ואישור תהליכי רכש ומסגרת תקציבית
-
ייעוץ בתהליכי תמחור בין יצרנים / ספקים שונים.
-
סדנאות אפיון ובניית תהליכי עבודה במערכות עם סופר יוזרים.
כלים תומכים
מכרזים קיימים ב-265
מדריך להנגשת שירותים דיגיטליים לחברה בערבית
עיצוב מידע ושירותים דיגיטליים לחברה הערבית
דגשים בהיערכות הטמעת מערכת
מתווה מקצועי ב-265
ספרינט דיגיטלי לפיתוח שירות טכנולוגי
אתר עובדים מרחוק ברשויות המקומיות – כלים לעבודה מרחוק והדרכות מקוונות לשימוש ב- office 365 -
תדעו שהצלחתם בשלב זה כאשר:
יש לכם תכנית עבודה עם אישור תקציבי ולוחות זמנים
יש לכם אפיון תהליכים עסקיים במערכות
עדכנתם את סטאטוס ההתקדמות והשגת היעדים בתוכנית
טיפ חשוב!
-
זהה את הכוחות המקדמים והמתנגדים לתוכנית ותן מענה לצרכים השונים
-
האצל סמכויות למנהלים ועובדים
-
גייס את המתנגדים למהלך באופן מושכל
-
השתמש במכרזים קיימים
מטמיעים
4
בשלב זה נתמקד ביישום במיקודים בהתאם לצרכי הרשות
- היערכות למעבר של הטמעה טכנית וארגונית
- תכנון מהלך הטמעה מפורט עם כל בעלי העניין
- ביצוע הדרכות לכל בעלי העניין
- תכנון מעבר להמשך הובלה ע"י צוות הרשות ומעבר לשגרה
משך זמן: 4-8 שבועות
המשימות בשלב זה
-
ליווי הרשות בהקמה והטמעה של הפתרון מול הספק/אינטגרטור אשר יספק אותם
-
בניית תוצרי הטמעה והדרכה למערכות והתהליכים החדשים
-
הובלת סדנאות ניהול שינוי
-
הדרכת המשתמשים
-
ליווי הרשות בתקופת ההפעלה הראשונה של הפתרונות הטכנולוגיים
כלים תומכים
המדריך לפיתוח שירות דיגיטלי
הנחיות לשימוש בסוגי תוצרי הטמעה
מדריך מלא ומקוצר למשתמש, הדרכה פרונטאלית, קורסים מתוקשבים, 1:1
שימוש במיקרוסופט 365
קורס מקוון
הנחיות לפיתוח למידה מרחוק
קורס מקוון
תדעו שהצלחתם בשלב זה כאשר:
אתם יכולים למדוד האם הצלחתם להשיג את המטרות שהגדרתם למהלך
אתם יכולים למדוד את היישום של השירותים שברחתם ע"י העובדים ו/או התושבים
אתם יכולים למדוד את השימוש במערכות שהוטמעו
טיפ חשוב!
-
הגדירו סופריוזרים שיוביל את ההטמעה ביחידות שלהם.
-
השתמשו במגוון כלי הטמעה – כך שכל משתמש יוכל לבחור בדרך הנוחה לו.
-
הגדירו תהליך הטמעה מדורג עד שלב של "סגירת העולם הישן".
